OneHive Office
Verwalte dein Unternehmen einfach selbstständig
Mitarbeiterprofile, Verträge, Post, Rechnungen – OneHive unterstützt dein Unternehmen in allen administrativen Bereichen und ermöglicht den direkten Austausch mit deinem Steuerberater in allen Angelegenheiten.
Lege in deinem OneHive Profil Mitarbeiter mit unterschiedlichen Anstellungsverhältnissen an, erstelle Teams mit individuellen Zugriffsrechten, behalte Vertragsänderungen im Blick und verwalte Post und Rechnungen übersichtlich an einem Ort
OneHive Office hält deinem Unternehmen den Rücken frei
Kosten- und Zeitersparnis
Behalte mühelos den Überblick über die zentrale Verwaltung deines gesamten Unternehmens.
Immer auf der sicheren Seite
Lege steuerrelevante Dokumente in Zusammenarbeit mit deinem Steuerberater ab und kommuniziere direkt am Dokument.
Sicherheit & Datenschutz
IT made in Germany: Unsere Server stehen in Frankfurt am Main, wir arbeiten streng nach DSGVO und tracken keine Daten
Funktionen im Detail
OneHive Office passt sich den Bedürfnissen deines Unternehmens an. Wähle ganz flexibel die Module, die du benötigst.
Personenmodul
Mitarbeiterprofile
Lege Mitarbeiter mit individuellen Anstellungsverhältnissen an oder lade neue Mitarbeiter mit Personalfragebogen ein, auf dem du alle nötigen Daten vorausfüllen kannst. Deine neuen Mitarbeiter können dann ganz bequem ihren Teil ausfüllen und direkt zurücksenden (vgl. EasyDocs).
Übersichtliche Verwaltung
All deine Mitarbeiter, ihre Kontaktdaten und Dokumente sind klar strukturiert an einem Ort gespeichert.
Individueller Zugriff
Jedem Mitarbeiter kannst du unterschiedlichste Rollen und Zugriffsrechte zuordnen, je nach Position und Aufgabe innerhalb des Unternehmens. So können berechtigte Mitarbeiter beispielsweise direkt in der OneHive auf die für die Lohnbuchhaltung nötigen Daten zugreifen.
Teams
Erstelle und verwalte Teams.
EasyDocs
Digitaler Personalfragebogen
Lade Mitarbeiter direkt mit digitalem Personalfragebogen ein. Dabei kannst du aus mehreren Anstellungsverhältnissen auswählen, wie zum Beispiel Minijobber, Beschäftigung über 450 €, Studenten oder Auszubildende. Je nach Wahl werden dir individuelle Hilfestellungen beim Ausfüllen des Personalbogens zur Verfügung gestellt.
Änderungen verfolgen
Änderungen innerhalb des Personalbogens können im Nachhinein eingesehen und zurückverfolgt werden.
Anbindung an Steuerberatung
Die Personalfragebögen sowie mögliche Änderungen können, wenn eine Verbindung zu deinem Steuerberater auf OneHive besteht, direkt von diesem geprüft und übertragen werden.
LetterBox
LetterBox ist dein zentrales Postfach für analoge sowie digitale Post. Briefpost empfängst du einfach online. Papierlos, übersichtlich und sicher.
In 3 Schritten zu mehr Effizienz:
Briefpost wird zu uns geleitet
Wir richten einen Nachsendeauftrag für einen Adressaten ein. Danach ist die Letterbox die neue Postanschrift dieses Mitarbeiters oder dieser Mitarbeiterin.
Wir digitalisieren
Wir erhalten die gesamte Post des Adressaten und digitalisieren diese tagesaktuell. Durch die OCR-Texterkennung wird die Post vorkategorisiert.
Post ist überall abrufbar
Die digitalen Briefe liegen vorsortiert im Postfach der Letterbox-App. Sie kann jederzeit gelesen, nach Stichwörtern durchsucht und mit Kollegen geteilt werden.
Originale bestellen
Wenn ein Dokument besonders wichtig ist und im Original gebraucht wird, ist das kein Problem. Du kannst die Briefe über OneHive ganz einfach bestellen und sie sind in kürzester Zeit bei dir.
Übersicht und Kommentarfunktion
Mit Letterbox kannst du deine Post übersichtlich und effizient verwalten. Bereits in der Übersicht siehst du, wie viele Dokumente angehängt sind und ob bereits Kommentare dazu verfasst wurden. Eigene Kommentare kannst du jederzeit hinzufügen.
Mehrere Unternehmensprofile
Wenn du mehrere Unternehmen gleichzeitig führst und in der OneHive hast, kannst du ganz einfach zwischen diesen switchen und die Post individuell einsehen oder in der allgemeinen Übersicht direkt jegliche Mail auf einen Blick haben.
Individueller Zugriff
Gib jedem Mitarbeiter, der Zugriff auf die Letterbox hat, individuelle Lese- und Edit-Rechte für die Verwaltung deiner jeweiligen Post.
BillBox
Mit der BillBox behältst du den Überblick über deine Rechnungen, deren Status, Kontierung, Zuständigkeiten sowie Zahlungsstatus
Gesamtübersicht
In deiner Übersicht zu Anfang erfährst du, welche Rechnungen neu, in Bearbeitung oder in der finalen Überprüfung sind. Auch den aktuellen Zahlungsstatus kannst du direkt einsehen.
Fehlervemeidung
Teile deinen Mitarbeitern individuelle Zuständigkeiten für die Prüfung deiner Rechnungen zu und stelle sicher, dass diese alle notwendigen Posten durchlaufen, bevor sie beglichen und archiviert werden.
Analoge Rechnungen einbinden
Wenn du mehrere Unternehmen gleichzeitig führst und in der OneHive hast, kannst du ganz einfach zwischen diesen switchen und die Post individuell einsehen oder in der allgemeinen Übersicht direkt jegliche Mail auf einen Blick haben.
Weitere Informationen zuordnen
Du kannst in deiner BillBox deine Kostenstellen eintragen, mögliche Lieferanten und deren Kontaktdaten auflisten sowie Kontierungen anlegen.
Einkommensteuererklärung (ESt)
Schicke deinen Mitarbeitern einen Link zum Ausfüllen der digitalen Einkommensteuererklärung.
Module kombinieren – noch effizienter arbeiten
Das meiste kannst du aus deiner OneHive herausholen, indem du Module miteinander verknüpfst. So können beispielsweise deine postalischen Rechnungen erst durch die Letterbox digitalisiert werden und dann über dein OneHive Postfach in deine BillBox übertragen werden. Mitarbeiterdaten aus dem Personenmodul können in Kombination mit dem Einkommenssteuermodul direkt an deinen Steuerberater weitergeleitet und von diesem geprüft werden, ganz ohne Zeitverlust oder großen Aufwand.
Kontakt
Du hast Fragen zu OneHive? Wir freuen uns, von dir zu hören.
502-555-0145
info@onehive.com
Hauptsitz, Ratingen, DE